Con tanto debate en torno a la oficina sin papel y todas sus supuestas ventajas, uno podría pensar que el papel ya no sirve para nada en el lugar de trabajo moderno. Pero, ¿y si fuera todo lo contrario y la resma de papel siguiera teniendo muchas ventajas sobre las nuevas soluciones tecnológicas de la semana? Veamos por qué el papel sigue siendo el formato preferido de tantas organizaciones.
Normalización
El papel es posiblemente el medio más universal de comunicación y gestión de la información, y lo ha sido durante cientos de años. Aunque los sistemas de documentos electrónicos han tenido un gran impacto, se puede afirmar que el papel sigue siendo el estándar mundial. De hecho, según PMG Print Management, el 99% de las oficinas europeas siguen utilizando papel en alguna medida.
Así que en lugar de depender de las nuevas tendencias, muchas organizaciones mantienen el papel en un esfuerzo por estandarizar sus comunicaciones de oficina, tanto internas como externas. Esto garantiza que puedan seguir siendo productivas independientemente de los avances tecnológicos y de la agitación del sector que pueda producirse a su alrededor.
Muchos tipos de formato
Los documentos electrónicos son flexibles en su formato, pero no en la misma medida que el papel. Como señala PMG Print Management, los materiales impresos se presentan en una amplia gama de variantes, desde sobres personalizados hasta papelería especializada y formularios internos. En muchos casos, estos documentos pueden ofrecer un toque profesional a una empresa que no puede conseguirse con medios electrónicos.
Por eso, en lugar de juguetear con el formato digital, muchas organizaciones optan por recibir a domicilio materiales en resma de papel diseñados a medida, lo que reduce las complicaciones y garantiza la productividad en un plazo mucho más breve.
Beneficios para la salud
Se ha demostrado que el papel es menos peligroso para el ojo humano que los monitores y los dispositivos electrónicos, según PMG Print Management. Además, el uso de papel puede reducir los casos de síndrome del túnel carpiano y otros problemas articulares derivados del uso excesivo de teclados y ratones. Los empleados deberían tener al menos la opción de volver al papel si lo desean.
«Ofrecer a sus empleados tareas alternativas, no basadas en el ordenador, reducirá en gran medida la probabilidad de que sufran estos problemas de salud y otros similares», explica el proveedor de noticias.
Impulso a la creatividad
Cuando se trata de colaborar en la oficina -especialmente en tareas creativas-, los documentos electrónicos tienen un límite. Las reuniones en las que hay que pensar con originalidad suelen ser mejores si se hacen en papel: tomar notas, hacer brainstorming y esbozar nuevas ideas es mucho más fácil en papel.
Para las agencias de relaciones públicas, las empresas de marketing y publicidad y otras entidades creativas, el papel es -y siempre será- una herramienta clave en el arsenal de la oficina. Cuando las organizaciones mantienen un buen suministro de papel en la oficina, proporcionan a los ejecutivos, directivos y empleados los materiales que necesitan para ser lo más creativos posible.
Seguridad fiable
Hay pocas cuestiones más universales que la seguridad de los datos en la era moderna, y las organizaciones de todos los sectores están dando prioridad a la protección de sus redes, aplicaciones y activos de información. Ésta es otra de las razones por las que las empresas siguen apostando por la resma de papel en la actualidad: es mucho menos probable que se roben archivos en papel, en comparación con los datos que se guardan en un servidor conectado a la Web.
«Los documentos electrónicos son susceptibles de ser robados por piratas informáticos y otras personas no autorizadas que pueden acceder a ellos rompiendo las defensas electrónicas de un sistema de almacenamiento», afirma John Csiszar, colaborador del Houston Chronicle. «Los registros electrónicos también pueden quedar inaccesibles debido a caídas del sistema u otros fallos electrónicos».